Katalog firem

 Noční můrou každého podnikatele je kontrola ze strany úřadů s delším časovým odstupem. Jak dlouho je třeba archivovat některé dokumenty a na co si dát pozor?

Problematiku archivování účetních dokladů upravuje jednak zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jednak zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Dokumentů, které je třeba archivovat, je celá řada, pozornost budeme věnovat jen těm nejdůležitějším.

Obecné povinnosti

• Účetní závěrku a výroční zprávu je třeba uchovávat po dobu 10 let – účetní uzávěrku za kalendářní rok 2014 lze tedy skartovat v roce 2025,

• účetní doklady a účetní knihy po dobu 5 let,

• záznamy sloužící jako podklad pro účetnictví po dobu 5 let.

Pokud jde o doklady vztahující se k nesplněné pohledávce nebo nezaplacenému závazku, končí lhůta pro uchovávání vypořádáním této pohledávky, resp. zaplacením závazku. V případě delší záruční lhůty nebo reklamačního řízení se lhůta prodlužuje po celou dobu trvání tohoto procesu.
Zajímavé povinnosti ukládá všem podnikatelům zapsaným v obchodním rejstříku zákon o archivnictví a spisové službě. Podnikatelé musí uchovávat namátkou tyto dokumenty: statuty, jednací řád, organizační strukturu, zprávy o auditu, výroční zprávy, stejně jako ukázky marketingových materiálů, účetní závěrky, roční statistické výkazy nebo vývojové studie či ocenění výrobků, a to za účelem případného pořizování archiválií.

Plátce DPH

Plátce DPH má situaci složitější v tom, že musí uchovávat dokumenty rozhodné pro výpočet daně po dobu 10 let. Po celou tuto dobu odpovídá plátce za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, čitelnost a zároveň musí umožnit správci daně k těmto dokumentům přístup, a to bez zbytečného odkladu.

Z tohoto důvodu je vhodné mít vytvořen archivační systém – je možné volit i elektronickou archivaci, ale jen za předem stanovených podmínek:

• elektronická podoba dokumentu musí být čitelná, dokument musí být neporušen a musí být zajištěna věrohodnost původu,

• dokument musí být elektronicky podepsán nebo jinak digitálně označkován.

Zaměstnavatel

Pokud má podnikatel zaměstnance, vztahují se na něj další povinnosti. Musí uchovávat stejnopisy evidenčních listů po dobu tří let. Pro mzdové listy platí povinnost uchovávat je po dobu 30 let, stejně jako účetní podklady vztahující se k důchodovému pojištění. Pokud se tyto doklady týkají starobního důchodce, pak platí tato povinnosti jen po dobu 10 let.

Vyhledávání firem